काठमाडौं ।
सरकारले सार्वजनिक निकायमा हुने निर्णय प्रक्रियामा डिजिटल प्रणाली अपनाउने भएको छ।
प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषदको कार्यालयले सोमबार राजपत्रमा प्रकाशित गरेको ‘सरकारी निर्णय प्रक्रिया (सरलीकरण तथा डिजिटल बनाउने) सम्बन्धी नियमावली २०८३’ मा यस्तो उल्लेख गरिएको छ।
तुरुन्तै लागू हुनेगरी ल्याइएको यो नियमावलीमा रहेका नियमहरु प्रशासकीय कार्यविधि (नियमित गर्ने) ऐन २०१३ को दफा २ ले प्रदान गरेको अधिकार प्रयोग गरी मन्त्रिपरिषदले तयार पारेको हो।
यस अनुसार सार्वजनिक निकायले कार्य सम्पादन गर्न निर्णय प्रक्रियाको प्राथमिक माध्यमको रुपमा डिजिटल प्रणाली अवलम्बन गर्नुपर्ने छ। यसको मतलब निर्णय गर्ने प्रयोजनको लागि फाइल वा पत्रको दर्ता, टिप्पणी, राय, स्वीकृति, अभिलेखीकरण, सूचना आदानप्रदान तथा अनुगमन समेतका काम कारबाही डिजिटल प्रणालीमार्फत हुनेछ।
साथै सार्वजनिक निकायले निर्णय प्रक्रियाको हरेक चरणमा हुने कार्य प्रगतिको अभिलेख डिजिटल प्रणालीमा राख्नु पर्नेछ।
यसरी सञ्चालन हुनेछ डिजिटल प्रणाली
नियमावली अनुसार सरकारले डिजिटल प्रणालीको सञ्चालन डिजिटल प्रणालीमार्फत निर्णय गर्न तथा सेवा प्रवाह गर्न सबै सार्वजनिक निकायमा छ महिना भित्र एकीकृत विद्युतीय निर्णय प्रणाली सञ्चालन गर्नेछ।
एकीकृत विद्युतीय निर्णय प्रणालीमा ड्यासबोर्ड, विद्युतीय फाइल दर्ता, स्वचालित फाइल नम्बर, डिजिटल टिप्पणी, डिजिटल हस्ताक्षर, राय तथा सहमति प्रणाली, निर्णय स्वीकृति प्रक्रिया, स्वचालित सूचना, अभिलेखीकरण, तथ्याङ्क विश्लेषण लगायतका अन्य आवश्यक सेवा रहनेछन्।
यो नियमावलीबमोजिम पूर्णरूपमा डिजिटल प्रणाली लागु हुन नसकेका सार्वजनिक निकायको हकमा क्रमशः डिजिटल प्रणाली लागू गरिनेछ।
डिजिटल टिप्पणी प्रणाली लागू हुने
नियमावलीअनुसार सार्वजनिक निकायमा निर्णय गर्दा प्रत्येक टिप्पणी डिजिटल प्रणालीमा तयार गर्नु पर्नेछ। नीतिगत तथा महत्त्वपूर्ण प्रशासकीय विषयको निर्णय बाहेकका अन्य विषयमा निर्णय लिनु पर्दा टिप्पणीको प्रयोग गरिनेछैन।
अन्तरनिकाय डिजिटल समन्वय हुनुपर्ने
मन्त्रालय, विभाग वा अन्य सार्वजनिक निकायबीच आवश्यक राय, सहमति तथा जानकारी आदानप्रदान गर्नुपर्ने भएमा नियम ८ को अधीनमा रही डिजिटल प्रणालीमार्फत आदानप्रदान गर्नु पर्नेछ।
डिजिटल प्रणालीमा फाइल दर्ता हुने
सार्वजनिक निकायले डिजिटल प्रणालीमार्फत डिजिटल माध्यममा फाइल दर्ता गर्नु पर्नेछ। त्यसरी तयार भएको विद्युतीय अभिलेखलाई समेत आधिकारिक सरकारी अभिलेख मानिनेछ। यस्त प्रत्येक सार्वजनिक निकायको प्रत्येक फाइलको एकमात्र आधिकारिक डिजिटल अभिलेख हुनेछ। एउटै विषयमा एकभन्दा बढी फाइलको डिजिटल अभिलेख राख्न पाइनेछैन।
फाइल दर्ता हुँदा डिजिटल प्रणालीले प्रत्येक फाइललाई विशिष्ट पहिचान नम्बर, क्यू. आर. कोड, दर्ता मिति दर्ता समय र जिम्मेवार शाखा प्रदान गर्नेछ। प्रत्येक सार्वजनिक निकायमा दर्ता हुन आएका निवेदनहरू अनिवार्य रुपमा डिजिटल प्रणालीमा अभिलेख राख्नु पर्नेछ। प्रत्येक फाइलमा भएको कामकारबाहीको अभिलेख डिजिटल प्रणालीमा स्वतः रहने नियमावलीमा उल्लेख छ।
दर्ता भइसकेको फाइल निर्णय प्रक्रियामा सामेल भएको मानिने
प्रत्येक फाइल डिजिटल प्रणालीमा दर्ता हुनेछ। त्यसबारे स्वचालित रूपमा सूचना उपलब्ध गराइनेछ। डिजिटल प्रणालीमा फाइल दर्ता भइसकेपछि स्वचालित रूपमा फाइल प्राप्त भएको, निर्णय सम्पन्न भएको, समयसीमा नजिकिएको र समयसीमा नाघेको सूचना उपलब्ध गराइनेछ।
एकीकृत ड्यासबोर्ड तथा अनुगमन प्रणाली
कार्य प्रकृयाको अनुगमन र निगरानी समेत गर्न प्रत्येक सार्वजनिक निकायमा निर्णय व्यवस्थापनको लागि एकीकृत ड्यासबोर्ड सञ्चालन गर्नु पर्नेछ।
ड्यासबोर्डमा कुल फाइल, सम्पन्न भएका फाइल, विचाराधीन फाइल, ढिलाइ भएका फाइल सङ्ख्या औसत निर्णय अवधि, निर्णय ढिलाइ सूचकाङ्क शाखागत कार्यसम्पादनको विवरण लगायतका विषयहरू समावेश हुनेछन्। सरकारको केन्द्रीय एकीकृत ड्यासबोर्ड प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद्को कार्यालयमा रहनेछ।
ड्यासबोर्डमा प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद्को कार्यालयले आवश्यकता अनुसार अन्य सार्वजनिक निकायलाई पहुँच दिन सक्नेछ।
निर्णयको अभिलेखीकरण
निर्णय प्रक्रियामा संलग्न प्रत्येक पदाधिकारीले गरेका सम्पूर्ण काम कारबाहीको डिजिटल अभिलेख डिजिटल प्रणालीमा सुरक्षित रहने गरी व्यवस्थित गर्नु पर्नेछ। प्रचलित कानूनबमोजिम संशोधन गर्नुपर्ने अवस्थामा बाहेक अभिलेख मेट्न, अवस्थामा परिवर्तन गर्न वा लुकाउन पाइने छैन।
डिजिटल हस्ताक्षर
सबै सार्वजनिक निकायले निर्णय प्रक्रियामा सहभागी हुने कर्मचारीहरूको आधिकारिक डिजिटल हस्ताक्षर निर्माण गरिदिनु पर्नेछ।
सार्वजनिक निकायका सबै निर्णय डिजिटल हस्ताक्षरबाट प्रमाणित गर्नु पर्नेछ र त्यसरी प्रमाणित गरिएको निर्णय कागजी हस्ताक्षर सरह मान्य हुनेछ।
प्रकाशित: १४ आश्विन २०८३, बुधबार
